Die neue Arbeitskostenregelung Zurück

Das versteht das Finanzamt künftig unter Vergütungen

Der eine Arbeitnehmer macht einen Kurs, den Sie vergüten. Für den anderen Arbeitnehmer finanzieren Sie den Arbeitsplatz bei ihm Zuhause. Der dritte Arbeitnehmer bekommt eine Kilometerpauschale. Welche Vergütungen und Sachleistungen zahlen Sie Ihren Mitarbeitern? Die neue ab 1. Januar 2011 in den Niederlanden geltende Arbeitskostenregelung kann für die zu entrichtende Steuer Folgen haben. Lesen Sie mit?

Die Arbeitskostenregelung wird das System der freien Vergütungen und Sachleistungen ersetzen. Sie haben drei Jahre Zeit, den Übergang zu regeln. In den nächsten drei Jahren können Sie jedes Jahr bestimmen, ob Sie sich für das alte oder neue Regelsystem entscheiden. Ab 2014 gilt die Arbeitskostenregelung für alle.

Neu: die Pauschale
Sie möchten natürlich gern wissen, wie viel Sie steuerfrei vergüten können. Zur Feststellung dieses Betrags wird das Finanzamt künftig eine Pauschale berechnen. Sie dürfen bis zu 1,4 Prozent der gesamten Lohnsumme steuerfrei vergüten. Wenn Sie beispielsweise zwei Mitarbeiter haben, für die zusammen eine Lohnsumme von € 130.000 steht, beträgt Ihre allgemeine Pauschale also € 1.820.

Vergütungen in der allgemeinen Pauschale
Den Freiraum, den Ihnen die allgemeine Pauschale bietet, können Sie für verschiedene Kosten benutzen. Man denke dabei an Internet- und Kommunikationsmittel für zu Hause, einen Arbeitsplatz zu Hause, Fachliteratur, die an die Privatadresse bestellt wird, Repräsentationskosten, Produkte aus Ihrem eigenen Unternehmen, Betriebsfeiern und das Weihnachtspaket.

Hinweis! Auch die Kosten, die Sie in Deutschland machen, fallen unter die Arbeitskostenregelung und gehen zulasten dieser allgemeinen Pauschale.

Die steuerfreien Vergütungen
In der neuen Arbeitskostenregelung gibt es eine begrenzte Anzahl an steuerfreien Vergütungen und Sachleistungen. Dabei handelt es sich um Kosten geschäftlicher Art. Es betrifft Reisekosten und zeitlich begrenzte Aufenthaltskosten, Kurse, Studienkosten, extraterritoriale Kosten, Umzugskosten (wegen neuer Arbeitsstelle), Auslagerungskosten und Zinsvorteil bei Hypothekendarlehen. Die Kilometerpauschale beträgt € 0,19 pro Kilometer. Alles, was Sie darüber hinaus vergüten, ist nicht steuerfrei, und wird von der allgemeinen Pauschale abgezogen.

Firmenwagen und Wohnraum
Für den Firmenwagen und das Verschaffen oder Vergüten von Wohnraum bleiben die Regeln unverändert. Diese sind also Teil des Lohns.

Vorleistungskosten? Rechnungen aufheben ...
Vorleistungskosten sind Kosten, die Ihr Mitarbeiter für Sie auslegt. Der eine holt eine Schachtel Druckerpapier für seinen Arbeitsplatz zu Hause, der andere zahlt die Fähre oder Waschstraße. Wenn diese Unkosten geltend gemacht werden und Sie vergüten exakt den Betrag, der auf der Rechnung steht, werden diese nicht von der allgemeinen Pauschale in Abzug gebracht. Das gilt auch für einen Lunch oder ein Dinner mit Geschäftsfreunden. Solche Kosten können nicht mehr in eine allgemeine Unkostenvergütung aufgenommen, sondern nur noch im Nachhinein mit einer Rechnung eingereicht werden.

Nicht ohne Weiteres zahlen
Einfach so auszahlen ist nicht mehr möglich, wenn die Arbeitskostenregelung in Kraft tritt. Sie müssen die Untermauerung der Kostenvergütungen nämlich auf eine Stichprobe gründen. Zuerst eine Stichprobe unter Ihrem Personal abhalten, dann erst auszahlen.

Das müssen Sie tun!
Die Arbeitskostenregelung wirkt sich auf die bestehenden Vereinbarungen zu den Kostenvergütungen aus. Daher ist es wichtig, dass Sie die Untermauerung der Kostenvergütungen und Spesenrechnungsregeln rechtzeitig anpassen. In den nächsten drei Jahren können Sie noch selbst entscheiden, ob Sie sich bereits an die Arbeitskostenregelung halten oder nicht. Gegen Ende dieses Jahres müssen Sie aber entschieden haben, für welches der beiden Systeme Sie sich für 2011 entscheiden.

Wir empfehlen Ihnen, zusammen mit Ihrem Steuerberater oder der zuständigen Person für die Lohnverarbeitung die Folgen der Arbeitskostenregelung zu analysieren und Sie rechtzeitig darauf vorzubereiten.

Mr. A.J. Tompkins FB

Senior Steuerberater bei ROZA Belastingadviseurs BV